Jeder Datenbestand ist nur so gut wie seine Pflege. Das bedeutet, dass die erfassten Daten so einfach, verlässlich und komfortabel genutzt werden sollten wie nur irgend möglich. Voraussetzung dazu sind

• eine perfekte Archivpflege
• die permanente Verdichtung der Daten und
• eine übersichtliche Strukturierung der Daten

Die Archivpflege bietet umfangreiche Funktionalitäten, um Fehler zu erkennen und zu beseitigen. Fehlerhafte Werte können aufgespürt, "Ausreißer" in den Daten nach oben oder unten gesucht, Korrekturen durchgeführt, das Archiv automatisch aktualisiert oder nachträgliche Änderungen bei Attributen durchgeführt werden. 

Eine weitere wichtige Funktion ist die Verdichtung von Daten. Damit der steigende Speicherbedarf bei der automatischen Datenerfassung nicht überbordet, wird das Archiv in regelmäßigen Abständen verdichtet. Die Packschemata sind frei konfigurierbar und können einzelnen Kanälen zugeordnet werden.

Damit Zählerdaten strukturiert und haushaltsrechtliche Systematiken erstellt werden können, bietet das Controlling verschiedene Elemente. Diese Strukturierungselemente ermöglichen u.a. die Aufteilung von Verbräuchen und Kosten auf unterschiedliche haushaltsrechtliche Nutzung in Gebäuden

• über frei definierbare Schlüssel wie z.B. Flächenschlüssel und
• über errechnete Umlageschlüssel auf Basis von detaillierten Energiebilanzen. Diese berücksichtigen u.a. auch Nutzung, Bauphysik und meteorologische Randbedingungen.

 Ein weiteres Strukturelement sind die sogenannten Verwaltungsobjekte wie z.B. Kostenstellen. Im Zusammenhang mit verursachungsgerechter Zuordnung können sowohl Flächen wie Räume, Stockwerke oder Gebäude als auch Zähler zugeordnet werden.